Gestione Fatture Intelligente
problema
Quando pagare le fatture diventa un percorso a ostacoli
Le PMI che gestiscono molte fatture — soprattutto con più sedi, più reparti e fornitori diversi — si trovano ogni giorno a fronteggiare un processo lento, manuale e pieno di punti critici.
- Fatture attive e passive che arrivano da più canali e finiscono mescolate
- Notifiche di scarto o mancata consegna che nessuno vede in tempo
- Controlli manuali prima del pagamento (prezzi, quantità, consegne) che richiedono intervento di più reparti
- Difficoltà a verificare se un responsabile ha già approvato o se manca ancora qualcuno
- Procedure diverse tra sede e sede → errore dietro l’angolo
- Fatture che “restano ferme” perché non si sa chi deve controllare cosa
- Rischio di pagare fatture senza nullaosta completo
- Ritardi → fornitori scontenti → perdita di affidabilità
Per un’azienda tutti questi problemi causano costi, rischi e perdita di controllo sulle procedure interne.
esigenza
Gestione avanzata delle fatture con controlli intelligenti e automazioni
Serve un sistema che faccia tre cose in modo impeccabile:
- Accorpare tutte le fatture (attive e passive) in un unico flusso chiaro
- Instradare automaticamente ogni fattura ai reparti responsabili del controllo
- Verificare criteri personalizzati prima del pagamento:
- condizioni economiche
- accordi contrattuali
- quantità consegnate
- prezzi pattuiti
- autorizzazioni interne
- criteri specifici per reparto o sede
E serve farlo senza mille email, senza file Excel, senza telefonate e senza “chi doveva controllare questa?”.
soluzione
Gestione avanzata delle fatture: controlli, verifiche e automazioni
Con Arxivar e i plugin SC&R, tutto il processo viene automatizzato e reso tracciabile:
Fatture raccolte automaticamente in un unico ambiente
Attive e passive, da qualsiasi sede o reparto.
Controlli pre-pagamento personalizzati
Ogni fattura segue un percorso definito dall’azienda:
logistica, acquisti, qualità, produzione, amministrazione…
Ognuno vede solo ciò che deve vedere.
Workflow automatici e intelligenti
- Se manca un’informazione → la fattura non avanza
- Se un responsabile non controlla → parte un sollecito automatico
- Se c’è un’anomalia → avviso immediato
Pagare solo quando tutto è verificato
La fattura torna all’ufficio amministrativo solo quando tutti i controlli sono passati.
Niente più errori o ritardi
- riduzione drastica dei tempi di pagamento
- fornitori più soddisfatti
- meno discussioni interne
- totale tracciabilità di chi ha fatto cosa e quando
Prodotti per Gestione Fatture Intelligente
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