Gestione DDT Documenti di Trasporto
problema
Gestione DDT manuale e lenta
In molte aziende, la gestione dei Documenti di Trasporto (DDT) rappresenta ancora oggi un’attività manuale, frammentata e ad alto dispendio di tempo. Il risultato è una perdita di efficienza, ritardi nelle comunicazioni e difficoltà nel reperimento dei documenti necessari per garantire continuità operativa e precisione amministrativa.
Le aziende si trovavano a fronteggiare problematiche ricorrenti:
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Gestione manuale dei DDT ricevuti via e-mail o in formato cartaceo.
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Necessità di verificare quantità, prezzi, lotti e corrispondenza con gli ordini.
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Ritardi nella comunicazione delle discrepanze ai venditori o ai reparti amministrativi.
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Difficoltà nel reperire rapidamente i documenti firmati.
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Processi di stampa multipla, consegna manuale e archiviazione fisica.
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Impossibilità di verificare tempestivamente la congruenza tra merce consegnata e fatture ricevute.
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Necessità di inviare automaticamente ai clienti DDT e conferme d’ordine, senza intervenire sul gestionale.
A queste esigenze si aggiungeva l’obiettivo trasversale di liberare le risorse operative da attività ripetitive per dedicarle a mansioni più strategiche.
esigenza
Diverse realtà aziendali condividono la stessa esigenza: automatizzare, tracciare e semplificare la gestione dei DDT, riducendo gli errori e aumentando la qualità del servizio.
La mancanza di digitalizzazione comportava ritardi nella verifica delle consegne, difficoltà nel reperimento dei documenti, scarsa tracciabilità e un notevole dispendio di tempo operativo. Spesso l'esigenza è centralizzare, digitalizzare e rendere immediatamente disponibili i DDT, garantendo controllo, rapidità nelle comunicazioni e continuità dei flussi tra uffici, reparti e sistemi gestionali.
L’integrazione di ARXivar (Next) con i sistemi gestionali e gli strumenti operativi aziendali, supportata da tecnologie di IDP, AI, barcode, workflow automatici e API ha portato al risultato; processi digitali strutturati, immediati e affidabili.
Automazione della ricezione e controllo dei DDT
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monitorare automaticamente le caselle e-mail dedicate ai DDT;
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estrarre dati chiave tramite Intelligenza Artificiale;
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confrontare automaticamente ordini e consegne;
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notificare in tempo reale eventuali discrepanze al venditore.
soluzione
Risultati ottenuti: efficienza, controllo e valore aggiunto
Beneficio di vantaggi significativi:
1. Recupero di tempo e aumento del valore del lavoro
Le attività ripetitive sono state eliminate, permettendo agli operatori di concentrarsi su approvvigionamenti, controllo qualità e analisi.
2. Zero ritardi nella comunicazione
Il sistema anticipa criticità, notifica i venditori e riduce drasticamente i tempi di gestione delle discrepanze.
3. Tracciabilità completa e accesso immediato ai documenti
Ogni DDT è reperibile in pochi secondi, archiviato in modo sicuro e collegato al proprio ordine o processo.
4. Riduzione dei costi operativi
Meno stampe, meno archivi cartacei, meno errori umani e minori ritardi.
In alcuni casi, come nella catena alberghiera, si stima un risparmio annuo di circa 300.000 euro.
5. Miglioramento della relazione con clienti e fornitori
Comunicazioni più rapide, consegne più affidabili e maggiore soddisfazione percepita.
6. Scalabilità e diffusione senza limiti
Grazie agli utenti illimitati, all’interfaccia multilingua e alle API, la soluzione si adatta a qualsiasi struttura.