Invio MAV autonomo e tracciabile
problema
Gestione dei MAV e dei Bollettini Freccia demandata a soggetti esterni
La gestione dei MAV e dei Bollettini Freccia era interamente demandata all’istituto bancario, che si occupava della generazione e dell’invio degli avvisi di pagamento agli utenti finali. Questo modello non consentiva all’azienda alcun controllo diretto sul processo né accesso strutturato ai documenti trasmessi.
In caso di smarrimento del MAV da parte dell’utente, il cliente non aveva la possibilità di recuperare o rinviare il documento. Mancava inoltre uno storico degli invii, rendendo impossibile verificare quando, come e attraverso quale canale l’avviso fosse stato recapitato.
L’assenza di tracciabilità e di visibilità operativa comportava criticità rilevanti: dipendenza da terzi, difficoltà di gestione delle eccezioni, impossibilità di scegliere canali di invio alternativi (PEC, email, posta tradizionale) e aumento dei rischi operativi legati a scadenze e contestazioni.
esigenza
Governo centralizzato e tracciabile dell’intero processo di pagamento
Diventa quindi necessario disporre di una soluzione che consenta di governare in modo centralizzato l’intero ciclo di vita dei MAV e dei Bollettini Freccia, dall’acquisizione dei documenti fino all’invio e alla conservazione nel tempo.
Le esigenze principali riguardano:
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tracciabilità completa e storico degli invii, consultabile in ogni momento;
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controllo diretto delle attività svolte, anche quando i documenti sono generati da sistemi esterni come quelli bancari;
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disponibilità nel tempo dei documenti, per rinvii, verifiche o richieste dell’utente;
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flessibilità nelle modalità di recapito, scegliendo il canale più adatto in base ai dati disponibili (PEC, email, posta tradizionale).
L’obiettivo è trasformare un processo delegato e poco visibile in un flusso strutturato, verificabile e governabile internamente.
soluzione
Digitalizzazione, canalizzazione e conservazione dei MAV
La soluzione consente l’acquisizione automatica dei file prodotti dalla banca o dal sistema gestionale contenenti gli avvisi di pagamento. Le stampe PDF vengono interpretate, suddivise in singoli documenti e archiviate in modo strutturato, ciascuna associata al corretto destinatario.
Il processo gestisce in modo automatico la canalizzazione degli invii — PEC, email, stampa tradizionale o postalizzatore — garantendo coerenza tra il documento archiviato e quello effettivamente recapitato. Ogni invio è tracciato e consultabile nel tempo.
Questo approccio assicura la disponibilità continua di una copia digitale del documento inviato, anche quando l’elaborazione iniziale avviene presso soggetti terzi. In caso di necessità, l’avviso può essere facilmente rinviato, consultato o verificato.
Il risultato è un processo più sicuro, efficiente e trasparente, che riduce i rischi operativi, migliora il controllo interno e aumenta la qualità complessiva del servizio.
Prodotti per Invio MAV autonomo e tracciabile
