Il modulo base di ARXivar consente una completa gestione dei documenti archiviati. L’archiviazione fa iniziare così una seconda vita al documento mettendolo a disposizione di tutta la struttura aziendale sempre però nel rispetto del proprie competente ed autorizzazioni.
“Le possibilità di ritrovare un’informazione archiviata sono inversamente proporzionali alla sua importanza” (Murphy)
Con questo modulo possiamo associare ai nostri documenti un flusso operativo rendendo le nostre informazioni "attive".
Tutto il flusso ovviamente viene tenuto sotto controllo e possiamo attivare automaticamente delle azioni (invio e-mail di notifica, segnalazioni), in base al vostro organigramma, al verificarsi di determinate condizioni (ritardi, non conformità ecc.).
In poche parole, automatizziamo tutti quei processi aziendali che fino ad oggi sono stati gestiti in modo manuale per l’assenza di strumenti di controllo e verifica, ottenendo maggior efficacia ed efficienza riducendo i costi.
ARXivar si è allineato alle nuove normative in materia di archiviazione documentale che finalmente sanciscono le "Regole tecniche per la riproduzione e la conservazione di documenti su supporto ottico idoneo a garantire la conformità dei documenti originali – Art. 6, commi 1 e 2, del testo unico delle disposizioni legislative e regolamenti in materia di documentazione amministrativa, di cui al Decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445".
Allo stato attuale, la Legge propone l’Archiviazione Ottica Sostitutiva come possibile alternativa agli archivi cartacei ma è verosimile che, tra qualche anno, essa diverrà obbligatoria e supporti di memorizzazione contenti dati sostituiranno integralmente schedari di documenti