Funzionalità Crea Comunicazioni save

La funzionalità per la creazione di comunicazioni è simile alla funzionalità di Stampa Unione presente in Microsoft Word, ma al contrario di questa presenta notevoli vantaggi e caratteristiche aggiuntive per l’integrazione tra il vostro gestionale ed ARXivar.

Attraverso questa procedura potrete creare qualsiasi tipo di comunicazione da inviare ai condomini registrati nel vostro gestionale. La procedura quindi recuperarà i dati del condomino dal gestionale e li inserirà in automatico nel modello di comunicazione, un normale documento di Word, che avete preventivamente preparato, ottenendo così una comunicazione personalizzata, sempre in formato Word. In aggiunta potrete archiviare direttamente in ARXivar la comunicazione così ottenuta. Uno dei vantaggi di questa funzionalità è la possibilità di inserimento automatico di un barcode nella comunicazione al fine di poter poi riacquisire in ARXivar, in un secondo momento, la comunicazione stessa, probabilmente riconsegnata compilata dal destinatario.

Uno dei casi reali in cui è stata utilizzata è la preparazione delle comunicazioni ai proprietari per ricevere le schede anagrafiche condominiali. Grazie alla funzionalità di poter apporre automaticamente un codice a barre sul documento è stato poi possibile riacquisire automaticamente in ARXivar le schede in questione debitamente compilate.

Per usare questa funzionalità dovrete accedere al menù di contesto del connettore, richiamabile cliccando sull’icona del connettore stesso, da individuare nell’area di notifica di sistema (system tray bar) presente nella barra delle applicazioni di Windows. Successivametne dovrete aprire il sottomenù “Utilità” e quindi selezionare il comando “Crea Comunicazioni” (vedi figura).

Verrà quindi mostrata e inizializzata la finestra principale (vedi figura) per operare ed eseguire questa funzionalità.

La prima cosa da fare è indicare il modello di comunicazione da usare (Percorso file Word di template). Potrete indicare il percorso completo dove si trova il file in questione oppure potrete premere il tasto a lato con l’icona della cartella  per aprire una finestra di servizio che vi permetterà di individuare e scegliere più agevolmente il file in questione.

Il modello di cui stiamo parlando potrà essere modificato dalla procedura in questione inserendo nei punti da voi desiderati i dati del condomino destinatario della comunicazione e/o dell’unità immobiliare e gli eventuali dati del condominio a cui appartiene. Per introdurre automaticamente questi dati nella comunicazione sarà necessario inserire nel documento Word di modello delle aree speciali chiamate “Campo modulo – Casella di modifica” o “Campo Modulo Testo”. Per avere informazioni su come aggiungere un’area di questo genere in un documento di Word fate riferimento alle informazioni aggiuntive che vi indichiamo qui di seguito:

• Come aggiungere un Campo Modulo Testo in Word 2003: clicca qui
• Come aggiungere un Campo Casella di modifica (cmapo modulo) in Word 2007 o successivo: clicca qui

Ad ogni Casella di modifica o (Campo Modulo di Testo) può essere associato un segnalibro che ci consentiràrà di identificarlo univocamente. Per permettere alla procedura di inserire con successo le informazioni dei condomini, delle unità immobiliari o degli stabili dovrete inserire delle Caselle di modifica identificate dai seguenti segnalibri:

Naturalmente non è necessario o obbligatorio inserire tutte queste informazioni, anzi sarà possibile usare un modello che non contiene nessuna di queste informazioni. 

Se si desiderasse acquisire in ARXivar in un secondo momento la comunicazione, eventualmente restituita compilata o firmata dal destinatario, sarà necessario preparare il documento per la sua successiva riacquisizione tramite barcode. Per semplificare il processo la procedura si incaricherà di creare in automatico un barcode in attesa di acquisizione in ARXivar e inserirà nella comunicazione una piccola immagine contenente il barcode in questione. Voi potrete decidere dove appararirà questa immagine inserendo un segnalibro chiamato Barcode. Vi consigliamo di inserire questo segnalibro in un’area dove sia disponibile uno spazio libero di almeno circa 5cm x 1,5cm (larghezza x altezza). 

Se non vi ricordaste i nomi da indicare ai vari segnalibri potrete consultare una piccola guida premendo il tasto  

Successivamente dovrete indicare una cartella (Cartella salvataggio file generati) in cui la procedura salverà le comunicazioni effettivamente prodotte. Anche in questo caso potrete indicare il percorso completo di una cartella, anche di rete, raggiungibile dal PC. Per aiutarvi è possibile aprire una finestra di servizio, richiamabile premendo sul tasto corrispodente a lato che riporta sempre l’icona di una cartella, dove potrete individuare più facilmente la cartella desiderata.

Vi ricordiamo che per ogni condomino, o unità immobiliare (vedere più avanti per una descrizione più approfondita), la procedura genererà un file Word separato. Una volta terminata l’elaborazione potrete quindi stampare comodamente in blocco le comunicazioni così ottenute selezionandole tutte e scegliendo il comando Stampa dal menù di contesto richiamabile premendo il tasto destro del mouse sulla selezione dei file appena fatta.

Ora è possibile indicare il condominio da cui prelevare i destinatari della comunicazione. La finestra mette a disposizione una lista combinata dove è possibile scorrere e selezionare uno dei condominii registrati nel gestionale. È possibile anche scegliere la dicitura “TUTTI” che andrà a selezionare tutti i condominii presenti nel vostro gestionale.

Il successivo passaggio è quello di indicare il tipo di anagrafica a cui inviare la comunicazione (Quali anagrafiche usare?). Sono disponibili due caselle di spunta dove è possibile indicare se selezionare solo i proprietari, solo gli inquilini oppure entrambi.

Poi è possibile indicare se si desidera creare una comunicazione distinta per ogni unità immobiliare (Inviare una comunicazione ad ogni unità?) presente nel condominio selezionato. Per impostazione predefinita viene inviata una sola comunicazione ad ogni condomino, indipendentemente dall’essere il condomino proprietario di più unità immobiliari. Spuntando la relativa casella sarà invece creata una comunicazione distinta a fronte di ogni unità immobiliare presente nel condominio selezionato.

Fino a questo momento i parametri impostati hanno permesso di operare su opzioni che avevano effetto esclusivamente sulla creazione e il formato della comunicazione stessa.

I prossimi paramentri che andremo ad illustrare invece agiranno su come le comunicazioni appena create verrano gestite con ARXivar. Prima di tutto è necessario indicare espressamente se desiderate archiviare in ARXivar (Archiviare i file in ARXivar?) i documenti Word creati dalla procedura. Quindi spuntando la relativa casella, al termine della generazione del file Word relativo alla singola comunicazione, la procedura si incaricherà di profilare in ARXivar la comunicazione stessa.

Successivamente dovrete indicare lo schema di profilazione automatica in ARXivar (Classe SDK con cui archiviare i file in ARXivar) che la procedura dovrà utilizzare per l’archiviazione. Normalmente questi schemi di profilazione vengono inseriti da noi dopo aver analizzato con voi le vostre esigenze. La relativa casella combinata vi permettrà di scegliere quale classe SDK usare tra quelle disponibili.

Quindi avete a disposizione una casella di testo libera dove potete indicare l’Oggetto da assegnare ai profili che verranno generati.

Normalmente lo schema di profilazione automatica genererà, a fronte di ogni comunicazione, un profilo ARXivar con le seguenti caratteristiche:

– AOO: Codice del Condominio 

– Mittente: Denominazione del condominio

– Destinatario: Nome del condomino

– Numero Documento: Identificativo univoco della comunicazione

– Data Documento: data odierna

– Oggetto: testo inserito nella casella di testo corrispondente

Verranno anche riempiti, se presenti, i seguenti campi aggiuntivi:

– Codice del Condomino all’interno del gestionale

– Codice dell’unità immobiliare (se è stato deciso di inviare una comunicazione per ogni unità immobiliare)

– Descrizione dell’unità immobiliare (se è stato deciso di inviare una comunicazione per ogni unità immobiliare)

– Data timbro postale: data odierna

– Tipo di spedizione: CIRCOLARE

L’ultimo parametro presente nella maschera ci permette di decidere come importare in ARXivar (Come verrà importato il file?) il documento Word della comunicazione. È possibile agire sulla lista combinata per scegliere tra le varie opzioni disponibilii. Per impostazione predefinita il documento Word verrà importato in ARXivar come allegato al profilo generato e contemporaneamente verrà messo un barcode in attesa di acquisizione (ALLEGATO + BARCODE) per una successiva acquisizione. È possibile anche decidere di non importare subito il documento in ARXivar ma creare semplicemente il barcode in attesa di acquisizione (BARCODE) per un’acquisizione del documento in un secondo momento. L’ultima opzione disponibile (PRINCIPALE) permette di importare solamente il file Word della comunicazione appena creato dalla procedura.

Ora che abbiamo verificato, e impostato se necessario, tutti i parametri è possibile premere il tasto “OK” per far partire l’elaborazione richiesta.

Nella parte bassa della finestra potrete osservare la barra progressiva che vi indicherà a che punto dell’elaborazione è la procedura, e vi mostrerà anche il nome del condomino attualmente in lavorazione.

Al termine dell’elaborazione la finestra scomparirà e riceverete una notifica dall’icona del connettore che la creazione delle comunicazioni è terminata con successo.

NB: La procedura utilizza il software Microsoft Word per l’elaborazione e la creazione delle comunicazioni. È consigliabile quindi che durante l’elaborazione non interagite con Word per evitare di compromettere il funzionamento della procedura.

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