Supponiamo di avere un task con il seguente messaggio

Verifica Errore - Non è stato possibile recuperare tutti
i dati necessari dal profilo ARXivar 12406.
Elaborazione interrotta!

Documento già presente in ARXivar

La prima parte del messaggio è generica. Quella significativa è nel finale: Documento già presente in ARXivar.

Nell'autoregistrazione dei documenti, dopo che lo Spool Recognition ha riconosciuto e profilato il documento in ARXivar, si ha l'avvio del workflow di autoregistrazione;

il workflow, prima di coinvolgere la procedura di autoregistrazione del gestionale (BW, DANEA, PIGC), esegue una serie di controlli, fra cui la presenza in ARXivar del documento in questione; il controllo avviene ricercando in ARXivar un profilo (diverso da quello in esame) che presenti gli stessi dati di Partita IVA del Fornitore, numero e data documento (si noti che il condominio non compare nel confronto); se trova una corrispondenza allora apre un task in cui si avvisa della circostanza.

Tipicamente il messaggio compare quando erroneamente si colloca per più volte lo stesso documento nella cartella Da Smistare, oppure si è già registrato il documento manualmente (autoregistrazione multipla).

Una possibile causa alternativa di questa situazione potrebbe essere il recupero o l'utilizzo di solo una parte del numero della fattura (soprattutto nel caso di fornitori che emettano fatture con una numero molto lungo). In questo caso è possibile che la parte recuperata di due numeri diversi potrebbe risultare in una sequenza identica per entrambi i numeri. Poniamo l'esempio che un fornitore vi trasmetta la fattura con i seguenti numeri: 984123000001 e 182536000001. Se recuperassimo solo le ultime 6 cifre del numero per valorizzare il campo Numero di ARXivar avremmo due profili ARXivar con lo stesso numero!

Un altro caso è che il fornitore abbia commesso l'errore di emettere due fatture con il medesimo numero (nella stessa data); questo errore può essere catturato solo omettendo il condominio dalla ricerca. Per questo tipo di problema ovviamente è necessario coinvolgere il fornitore.

Per gestire il task conviene eseguire manualmente una ricerca in ARXivar sulla classe documentale delle fatture fornitori utilizzando i dati del fornitore, data e numero documento per accertarsi di quali e quanti duplicati esistono in ARXivar; poi far pulizia lasciando un solo profilo, selezionando quello che ha i dati completi.

Infine, in base alla situazione e a quello che abbiamo fatto, si può terminare il task selezionando Concludi > Riprova o Abbandona (o Annulla)